Optimerade arbetsflöden genom digitaliserade lösningar

Utveckling av Microsoft Excel verktyg för effektiviserade processer

Real Estate är ett företag inom Volvo Group koncernen och ansvarar över hela koncernens fastighetstillgångar och kontor. Även om de är belägna i Göteborg har de ansvar för mer än 60 fastigheter runtom i världen. Ett viktigt inslag i deras arbete är optimering av kontorsanvändning och värde.

Volvo Real Estate befann sig i en situation där de behövde effektivisera sina kostnader och ville därför utveckla effektiva verktyg för internt bruk. ”En viktig förutsättning var användarvänlighet, en problematik vi hade upplevt med externa verktyg då de vara överkomplicerade", säger Thorsten Cziuppa Future Workplace Manager och interiörarkitekt på Volvo Real Estate. Därför ville de utveckla ett nytt verktyg i Microsoft Excel för att underlätta användarvänlighet och undvika ett beroende av externa parter. Ett möte planerades med representanter från HandelsConsulting, och Thorsten uttryckte sin lycka med den professionalism och uppmärksamhet de fick. ”Vi hade inte bestämt oss för hur slutprodukten skulle vara, och vi upplevde HandelsConsulting som drivna, ambitiösa och ivriga att utveckla verktygen tillsammans med oss", säger Thorsten.

Flexibilitet med frekventa workshops och möten samt faktumet att HandelsConsulting inte sitter fast i strukturer var en avgörande faktor. Samarbetet resulterade i två projekt och två nya verktyg för Volvo Real Estate. Det ena var en behovsanalys som låg till grund för skapandet av ett verktyg som mäter och optimerar flödet inom kontoren genom analytiska processer. Verktyget möjliggör kontinuerliga mätningar som producerar automatiskt beläggningsdiagram för en tydlig och förståelig översikt. Det andra verktyget är en ordermatris som grupperar och effektiviserar beställningsprocessen för regelbundet beställda artiklar. Dessutom etablerades en standardiserad katalog av samtliga artiklar. Thorsten betonar framgången med dessa verktyg som gör det möjligt för dem att bli mer autonoma, flexibla och att arbeta mer självständigt på sin arbetsplats. Han menar att detta även kommer att bidra med betydande kostnadsbesparingar.

”Jag vill avsluta med att säga att HandelsConsulting är mycket professionella, serviceinriktade och lättillgängliga, vilket vi värdesätter högt”