En kvalitativ studie om hur Business Intelligence påverkar budgetering i en kommunal organisation



Situation

Digitalisering leder till samhällsomvälvningar som kräver förändringar inom alla organisationer. Tidigare forskning visar att den offentliga sektorn oftast använder diagnostisk styrning. Även ett interaktivt system behövs emellertid för att säkra en effektiv resursfördelning. Budgeten som diagnostiskt styrmedel är sedan länge ett måste för svenska kommuner, men nu ställs ytterligare krav på digitaliseringen där Business Intelligence är ett viktigt verktyg. Ebba Carlsson och Julia Karlsson-alumnen från HandelsConsulting såg därför en möjlighet att analysera hur Business Intelligence påverkar interaktiviteten i budgeten inom offentlig sektor.

Metod

För att analysera hur Business Intelligence påverkar interaktiviteten i budgeten studerade författarna först relevant litteratur, bland annat Robert Simons ramverk Levers of Control, därefter samlade de in empirisk data genom intervjuer med sex respondenter i en kommunal organisation. Studiens författare frågade bland annat om hur respondenterna upplevde organisationens befintliga Business Intelligence-verktyg. Slutligen jämfördes den teoretiska informationen med empirin.

Slutsats

Ramverket Levers of Control rekommenderar ett tvärfunktionellt systemtänkande där organisationerna har både ett interaktivt och ett diagnostiskt kontrollsystem. Ett interaktivt kontrollsystem involverar alla medarbetare och underlättar därför främjandet av nya initiativ och strategier. Ett diagnostiskt kontrollsystem å andra sidan, fungerar som feedback på organisationens prestationer jämfört med de förutbestämda målen.

Författarna kom fram till att studiens Business Intelligence verktyg (PowerBI från Microsoft) inte inkorporerats tillräckligt i den kommunala organisationen. En respondent var inte ens medveten om att verktyget existerade. Eftersom PowerBI ännu inte fått genomslag råder därför fortfarande obalans mellan de interaktiva och diagnostiska kontrollsystemen. Studien belägger därmed att existerande forskning om offentlig sektors utbredda användning av diagnostiska kontrollsystem leder till att budgetens interaktivitet som styrmedel är begränsad. Författarna föreslår därför att den kommunala organisationen bör öka användningen av PowerBI för att effektivisera interaktiviteten i budgeten. På så sätt skulle balans i organisationens styrning uppnås. Detta är viktigt för att främja framtida innovation och för att underlätta organisationens anpassning till samhällets snabba förändringar.




johny-goerend-AVIfLS_eP4s-unsplash.jpg

Hur kan vi hjälpa dig?

Tveka inte att kontakta oss oavsett vad det gäller.